¿Por qué tener ordenados tus archivos en el PC?

¡Hola amig@s!

El ordenador se ha convertido para muchos de nosotros en nuestro escritorio de estudio e incluso a veces sustituye al escritorio convencional. Si tener un espacio de trabajo funcional y organizado es clave para ser productivo, también lo es trasladar esa organización a tu ordenador.

Trabajar en un espacio organizado te ayuda a controlar el caos y a concentrarte con más facilidad. Nunca más vas a sufrir el estrés de no tener a mano la información que necesitas.
Qué prefieres, ¿Trabajar en un entorno despejado con todos tus archivos organizados de forma eficaz o volver a decir “nunca consigo encontrar los documentos que guardo en el ordenador”? Disponer de un sistema para mantener organizado el escritorio de tu ordenador te permite ganar tiempo en el día a día.

Por qué debes tener tus archivos ordenados 

 

Lo primero que debemos tener claro es que organizar las carpetas no es sólo una cuestión de estética, ni para ver un bonito fondo de pantalla. Tiene otras ventajas más prácticas. Por ejemplo:

• Poder acceder más rápidamente a lo que nos hace falta.
• No perder archivos en una carpeta interminable de ficheros y tener que usar el buscador para encontrarlos.
• Reducir nuestro nivel de estrés al hacer nuestro trabajo más simple y cómodo.

 

En definitiva, que la organización correcta de los ficheros es útil para tus estudios, y aunque te parezca poco importante, es una de las primeros signos del cuidado que tenemos de nuestro ordenador.

Cómo organizar las carpetas de tú PC 

 

Aunque hay algunos programas que sirven para eso, también podemos hacerlo nosotros siguiendo una serie de buenas prácticas informáticas. Estas son las clave para que nuestro escritorio esté completamente ordenado.

1. Crea accesos directos sólo de lo necesario. La realidad es que sólo utilizamos un reducido número de programas cada día. No necesitamos que haya un acceso directorio en el escritorio para todos. Para eso ya tenemos el menú inicio. Lo mejor será que borres los accesos directos que no vayas a utilizar diariamente y tomes por norma no crearlos nunca, o borrarlos directamente. El acceso directo se crea clicando con el botón derecho del ratón sobre la pantalla: nuevo + acceso directo.

2. Crea una carpeta de documentos. Los archivos de trabajo que vayas a utilizar deben quedar guardados en una carpeta principal, como “Mis documentos” u otra al uso. Si tienes muchas carpetas en el escritorio, pero bien ordenadas, introdúcelas en “Mis documentos” y crea un acceso directo. Las carpetas se crean igual que el acceso directo, clicando con el botón derecho del ratón sobre la pantalla: nuevo + carpeta.

3. Ponle nombres descriptivos a los ficheros No es bueno nombrar las carpetas con el nombre que tengan por defecto. Usa un estándar que incluya una palabra descriptiva e informativa. No es bueno distinguir los archivos sólo con números (Nuevo documento de Office 1, 2, 3, etc.), a menos que exista una razón (Trabajo 1, trabajo 2). Tampoco debe ser muy extenso. Lo mejor es utilizar 3-4 palabras.

4. Ten una carpeta de descargas. Al navegar por Internet, todos los días bajamos decenas de archivos. Pdf, imágenes, documentos de excel… no dejes que todo eso se acumule en tu escritorio. Busca en las opciones de tu navegador e indícale que, al descargar un archivo, lo guarde por defecto en “Mis imágenes” o “Mis descargas”.

5. Navegador + Mis documentos + Papelera. Si nos ponemos rigurosos, estos son los tres archivos imprescindibles en cualquier escritorio. 1 navegador (si usas Firefox o Chrome, puedes tirar el acceso directo a Internet Explorer a la basura). Luego la carpeta “Mis documentos” donde guardarás los archivos con los que trabajes. Y por último la “papelera de reciclaje”, que debes tener en un lugar a la visita y usar a menudo para deshacerte de toda la basura.

Si tomas por costumbre tener siempre el orden, podrás mantener el escritorio de tu PC ordenado, lo que resulta mucho más cómodo para hacer trabajos o estudiar.

Otra manera de organizar tus archivos: dispositivos de almacenamiento externo

Un dispositivo de almacenamiento externo es un componente informático específicamente diseñado para el almacenamiento de archivos que pueden ser de texto, de imagen, de sonido, de vídeos, programas informáticos, etc... Este dispositivo no está integrado en el PC. Son aparatos independientes que se conectan a él de diversas formas según su tipo, para guardar en él archivos procedentes del ordenador o de internet, así como para que este pueda leerlos y utilizarlos.

• CD, CD-ROM. CD-DVD. Actualmente su uso ha disminuido considerablemente e incluso muchos ordenadores no disponen de lectores para cd, si este es tu caso, y sigues utilizando CDs, necesitarás un lector.

• Pendrives. Para almacenar libros, apuntes o trabajos de clase, con un pendrive tendrás más que suficiente. No hace falta que sea uno con gran capacidad de memoria, ya que, los archivos de texto pesan muy poco y por lo tanto ocupan poco.Muchas personas disponen de varios pendrives de uso habitual para guardar varias copias de seguridad de sus trabajos o archivos preferidos. Os recomendamos que los archivos importantes los guardéis en diferentes dispositivos por lo que pueda pasar.
  Los pendrive también son las mejor opción para compartir archivos con otras personas, ya sea para compartir trabajos en texto o archivos de música con compañeros, como para compartir fotografías y vídeos, es la mejor solución por la comodidad de uso y por su bajo precio.

• Discos duros. Si lo que necesitas es guardar programas o archivos multimedia, el tipo de dispositivo que necesitas es un disco duro. Si hasta hace relativamente poco los de mayor capacidad eran de 1TB, actualmente los discos duros externos más vendidos superan los 2TB, 3TB, 4TB e incluso más. Para que te hagas una idea, una película de buena resolución puede ocupar, de media, unos 4GB.

• Tarjetas SD y micro SD. Para poder guardar una gran cantidad de fotos y videos, te conviene disponer de varias tarjetas SD o micro SD, según las que usen los aparatos que utilices. Ocuparán poco espacio y podrás llevarlas cómodamente en el bolsillo o mochila. Así podrás cambiarlas con comodidad cuando ya hayas completado la memoria de una para empezar a almacenar archivos en la siguiente.Para poder leer estas tarjetas en el ordenador necesitas un lector de tarjetas

• La nube. En realidad el almacenamiento en la nube no es más que almacenar archivos en los potentes dispositivos propios de terceros. podrás acceder a ellos a través de internet. Pueden resultar interesantes para los que deseeis acceder a vuestros archivos desde cualquier lugar, siempre y cuando, tengáis internet.

En conclusión, una buena organización-clasificación te ahorra tiempo, separa lo importante de lo menos importante, evita quebraderos de cabeza y hace que te desgastes en las cosas que de verdad merecen la pena. 

Así que, si tienes dudas o necesitas ayuda, puedes venir gratis a nuestra sala de estudio en equipo, de lunes a jueves en horario de 16.00h a 18.00h en la sala Davinci (planta baja del Nájeraforum)

¡Un saludo para tod@s!